L’organisation. Ah ! un bien grand mot ! Faire cet article me rappelle des souvenirs de mon appartement. Je ne vous fais pas de dessins, vous voyez certainement de quoi je veux parler. Des affaires de partout, pas une seule petite place sur le bureau pour travailler, l’évier plein à craquer, etc. Bon heureusement tout le monde n’est pas dans ce cas-là et heureusement j’ai beaucoup changé depuis ce temps-là ! Aujourd’hui l’appartement est toujours le même, à la différence près que tout est à sa place, que l’évier est vide la plupart du temps et que circuler à l’intérieur ne pose plus aucun problème. 

​Mais je sais que si je suis arrivé à régler ce souci de désorganisation, je sais aussi que, à en juger l’état de l’appartement de certains de mes amis, tout le monde n’y est pas parvenu. Voilà pourquoi je trouve utile de vous faire un petit article sur le sujet. Vous vous demandez comment s’organiser quand on est étudiant ? Vous êtes au bon endroit. 

Il faut différencier deux types de désorganisation. Celle qui est à l’origine du désordre général dans nos affaires, comme je l’ai décrit précédemment et celle qui est à l’origine du désordre dans tous nos documents de travail, de cours, etc. Et je n’étais pas meilleur à celle-ci ! Enfin, lorsque je commençais un semestre, tout était impeccablement rangé, bien à sa place, et j’avais la forte impression que cela allait durer pour toute la vie. La réalité, c’est que deux semaines plus tard (parfois même avant) tout était de nouveau sans dessus-dessous, des feuilles d’info dans mes cours de maths, des exos de maths dans mes cours de physique, etc. 

Ce deuxième type de désorganisation est certainement le plus important à régler. C’est tout simplement du bon sens que de comprendre qu’une bonne organisation dans ses documents permet de gagner énormément de temps dans son travail. Et la bonne nouvelle, c’est qu’être bien organisé est parfaitement 20/80. Écoutez les bonnes paroles de Benjamin Franklin :

« For every minute spent in organizing, an hour is earned. »

Benjamin Franklin​

L’anglais devrait faire l’affaire. Si vous avez du mal à comprendre, rendez-vous sur cet article. Mais comme je suis gentil, voici une petite traduction : « Pour chaque minute passée dans l’organisation, une heure est gagnée. » 

​Maintenant que l’on sait pourquoi il est primordial d’être bien organisé, voyons les 4 astuces que j’ai mises en œuvre pour passer d’un appartement enclin au chaos, à un appartement où l’ordre règne en maître (enfin presque). Et de même pour mes documents, bien entendu. 

​1 – Faites de l’organisation une routine journalière

Il a été prouvé scientifiquement que le désordre peut avoir un impact sur votre santé mentale et votre productivité. Il est donc important de gérer ce problème au jour le jour et non pas seulement tous les 3 mois. C’est la manière dont je m’y prenais il y a quelque temps. J’attendais que tout le désordre s’amasse, puis tous les 3 mois ou quelque chose dans ce genre, je prenais une demi-journée pour tout ranger de fond en comble. Mauvaise stratégie. En agissant ainsi, certes vous avez l’impression de passer moins de temps au rangement, mais au final, vous perdez énormément de temps en productivité. Il est plus sage de prendre 5 à 10 minutes tous les jours, à consacrer uniquement au rangement. 

Pour vous aider dans cette tâche, je vous conseille d’écrire votre « routine journalière » de rangement sur une feuille. Ceci a pour effet d’externaliser les tâches à effectuer. De la sorte, vous n’avez plus à vous demander ce qu’il y a à faire, tout est écrit. ​Faites en sorte de bien suivre les instructions de cette feuille tous les jours. 

Pour être encore plus efficace, suivez l’astuce n°2. ​

​2 – Écrivez les 13 choses les plus importantes à organiser

Cette section est une extension de la première. Le but ici est de faire une liste des 13 choses les plus importantes à ranger et à organiser. Nous avons tous au moins 13 choses à organiser dans notre vie. Que ce soit notre appartement, notre chambre, nos classeurs, nos fichiers sur ordinateur, ou notre vide-poche de voiture, etc. 

Pourquoi 13 et pas plus ?

​En réalité, nous avons tous bien plus de 13 choses à organiser, mais se focaliser sur les 13 les plus importantes permet d’être plus efficace et productif. Ce blog aborde deux principes primordiaux à de nombreuses reprises dans ses articles :

1. ​Se focaliser sur les 20% des causes à l’origine de 80% des résultats. Ainsi, focalisez-vous sur les 20% des choses à organiser qui apporteront 80% de l’organisation voulue. Les 13 les plus importantes feront l’affaire.
2. Il est très contre-productif de faire du multitâche. Sur vos 13 choses les plus importantes à organiser, mettez toute votre énergie sur une seule à la fois. Ne considérez et ne réalisez qu’un point de la liste par jour comme indiqué dans la section 1. 

3 – Faites du rangement un réflexe​

​Cette astuce peut vous paraître un peu « bateau » au premier abord. C’est normal, c’est ce que votre mère vous a toujours répété de faire et à raison. Le fait de ne pas ranger ce que l’on vient d’utiliser et dont on a plus besoin est une sorte de procrastination qu’il faut apprendre à éradiquer. Ce simple réflexe est en lui-même 20/80. Il prend très peu de temps supplémentaire à chaque fois pour un maximum de résultats au final. Alors il n’y a vraiment aucune raison de ne pas l’avoir.

• Lorsque vous terminez un travail sur papier, prenez le temps de le ranger dans la bonne section de votre classeur ou trieur et ne le mettez pas en vrac en première page. Attention : faites ceci même si vous êtes à la fin d’un cours. Dites-vous que ça prend uniquement 15 secondes supplémentaires et qu’en parallèle ce sont des heures et des heures de rangement et de prises de tête économisées. 
• Faites de même lorsque vous travaillez sur ordinateur. Prenez le temps de classer et ranger convenablement le document sur lequel vous travaillez et donnez-lui un nom correct et explicite. Autrement dit, ne le mettez pas directement sur le bureau avec un nom choisi à la va-vite. 
• Prenez le temps de ranger votre bureau à la fin d’une session de travail. 
• Prenez le temps de faire la vaisselle après chaque repas. 
• Prenez le temps de sortir vos affaires de la valise et de les ranger lorsque vous arrivez chez vous. 
• Faites votre lit dès le réveil.
• Prenez 5 minutes pour ranger vos cours de la journée dès que vous rentrez chez vous le soir. Je vous assure, ceci ne prend vraiment pas plus de 5 minutes lorsque c’est fait régulièrement et ça peut tout changer. 
• Il y a énormément de cas de figure. Le tout est de faire du rangement un réflexe.

​4 – Utilisez des outils numériques

Ce qui m’a permis de mettre un terme à ma désorganisation dans tous mes papiers et documents, ce n’est rien d’autre qu’une simple application : Evernote. Toutes mes notes, tous mes cours, tous mes plans d’entrainement, toutes mes recherches pour mes articles, en passant par cet article même, tout est sur Evernote, parfaitement bien classé et organisé. J’ai accès à toutes ces données depuis n’importe quel ordinateur, smartphone, tablette, partout dans le monde. L’accès à une donnée en particulier dans l’application est extrêmement facile grâce au système de carnets de notes, étiquettes et raccourcis. De plus, lorsque je me retrouve face à une feuille papier (factures, relevés de compte, feuilles d’exercices, etc.), je m’empresse de la scanner avec mon téléphone (CamScanner) et de la classer immédiatement sur Evernote. 

Vous l’aurez compris, je suis un grand fan d’Evernote. Mais il existe bien sûr d’autres plateformes comme DropBox, OneNote, Google Drive, etc. Il y a plein de moyens différents de bien organiser ses documents à l’heure du numérique. Le tout c’est de faire le premier pas. 

Comment s’organiser quand on est étudiant ? Faites de cet article un défi 30 jours

Vous allez me dire que toutes ces astuces, vous les connaissez déjà, que tout le monde vous en a déjà parlé et que vous n’êtes jamais arrivé à les mettre en pratique, par manque de motivation, de volonté ou parce que vous n’en voyez pas la finalité. En effet, il n’y a malheureusement pas de hack ultime qui vous permettrait d’éradiquer la désorganisation en un claquement de doigt. La réussite ou l’échec ne dépend que de vous et de votre volonté à faire changer les choses. Une bonne nouvelle tout de même, c’est que cette volonté peut être entraînée. Alors en complément aux 4 astuces de cet article, je vous conseille vivement de faire un défi 30 jours qui vous permettra de faire de l’organisation et du rangement une habitude. Si vous ne savez pas encore ce qu’est le défi 30 jours, faites un tour sur cet article. 

​Nous n’avons traité ici qu’un seul pan de l’organisation : l’organisation matérielle. Mais vous vous dites sûrement qu’il reste tout un autre pan à traiter : l’organisation dans son travail. Je ferai un article complet là-dessus, mais en attendant, je vous laisse découvrir les autres articles du blog dans lesquels je vous propose déjà de bonnes pistes sur le sujet, avec notamment La technique de Feynman et La technique Pomodoro.